Bí quyết giúp bạn chinh phục các nghi thức trong kinh doanh

Bên cạnh năng lực và trình độ, điều tạo nên sự khác biệt của những người trong giới kinh doanh là cách họ thực hành các phép xã giao cũng như cách họ cư xử với những người xung quanh. Hãy ghi nhớ những nghi thức kinh doanh sau vì chúng sẽ phần nào giúp bạn trở nên chuyên nghiệp hơn.

Lịch sự ngay từ khi mới gặp gỡ

Luôn giới thiệu mọi người với nhau bất cứ khi nào có cơ hội, trừ khi bạn biết rằng họ đã quen biết nhau từ trước. Điều này khiến cho mọi người cảm thấy được coi trọng, bất kể địa vị giữa họ có sự khác nhau hay không.

Hãy bắt tay; chắc chắn đây là tiêu chuẩn của sự chuyên nghiệp. Cử chỉ đơn giản này không chỉ thể hiện rằng bạn là người lịch sự, tự tin và dễ gần mà còn tạo ra ấn tượng tốt cho bất kỳ mối quan hệ kinh doanh tiềm năng nào trong tương lai. Bạn có thể đơn giản gật đầu hoặc chào người khác, nhưng tốt hơn vẫn là đưa tay ra trước để bắt đầu một cái bắt tay.

Khi ai đó tiếp cận bạn, hãy xác nhận sự có mặt của họ. Nếu bạn đang thực hiện một việc quan trọng nào đó, bạn có thể yêu cầu họ đợi một phút đến khi bạn hoàn thành. Nếu bạn đi ngang qua ai đó ở hành lang hoặc trên đường phố, dù không có thời gian để nói chuyện, ít nhất hãy vẫy tay và chào. Bận rộn không phải là cái cớ để phớt lờ mọi người.

Khéo léo khi đang trong cuộc trò chuyện

Đừng bao giờ là người khiến những người xung quanh khó chịu vì bị bạn ngắt lời. Đôi khi chúng ta rất háo hức đưa ra ý kiến ​​của riêng mình hoặc nhấn mạnh quan điểm của mình đến mức chúng ta thường ngắt lời người khác khi họ đang nói.

Thật khó để không xen vào, đặc biệt là khi cuộc thảo luận đang sôi nổi. Nhưng đừng như vậy. Điều đó thật bất lịch sự và nó thể hiện sự thiếu tôn trọng đối với ý kiến ​​của người khác. Hãy nhớ rằng, hãy quyết đoán, nhưng không quá khích.

Ngoài ra, thật khó để cưỡng lại việc tham gia vào những câu chuyện phiếm “vô hại”. Nhưng thực tế, chúng không vô hại. Chúng chắc chắn gây tổn hại cho đối tượng của những lời đàm tiếu và cũng phản ánh không tốt về bạn. Tò mò và quan tâm đến những gì người khác là điều tự nhiên, nhưng nói về người đang không có mặt ở đó là hành động thiếu tôn trọng.

Đặc biệt, hãy tránh nói về những chủ đề nhạy cảm. Chúng ta có thể trò chuyện cởi mở với nhau, nhưng chủ đề chính trị và tôn giáo vẫn nên được giới hạn. Những chủ đề này là kẻ phá hủy bầu không khí chuyên nghiệp.

Bên cạnh đó, nhớ giao tiếp bằng mắt và cố gắng lắng nghe những gì người khác đang nói. Chúng ta rất dễ bị phân tâm và thường không đủ kiên nhẫn để đợi người khác nói xong. Hãy là một người biết suy nghĩ cho những người xung quanh.

Lịch thiệp trong việc lựa chọn ngôn từ

Luôn nói “vui lòng" và “cảm ơn”. Ngay cả trong một tình huống kinh doanh thông thường, phép lịch sự cơ bản này vẫn là điều bắt buộc. Bên cạnh đó, gửi một email cảm ơn là hoàn toàn có thể chấp nhận được, nhưng một bức thư cảm ơn viết tay luôn để lại một ấn tượng khó quên.

Giao tiếp bằng lời nói và bằng văn bản thường đã ít trang trọng hơn so với thời trước đây, nhưng hãy cẩn thận và lựa chọn từ ngữ một cách khôn ngoan. Tất nhiên, ngôn ngữ xúc phạm hay thô lỗ là thứ không thể chấp nhận được, và tiếng lóng cũng vậy. Mặc dù tiếng lóng có thể phổ biến trong giao tiếp hằng ngày, nhưng nó sẽ không được chấp nhận trong môi trường chuyên nghiệp.

Chuyên nghiệp trong các hoạt động kinh doanh

Đúng giờ là điều rất quan trọng. Tất cả chúng ta đều bận. Đúng giờ thể hiện sự coi trọng của bạn đối với thời gian của mọi người. Đến muộn không có nghĩa là bạn bận rộn hơn những người khác; nó chỉ có nghĩa là bạn thật thiếu tinh tế.

Hãy luôn kiểm tra email của bạn để tìm lỗi chính tả và ngữ pháp trước khi gửi đi. Ngoài ra, hãy đọc lại để đảm bảo ý nghĩa và giọng điệu trong nội dung thư đúng với những gì bạn muốn truyền đạt; và, không dùng biểu tượng mặt cười (hay icon nào khác).

Hãy gõ cửa khi bước vào văn phòng của ai đó. Thật thiếu tôn trọng khi cho rằng bạn có quyền làm gián đoạn công việc của người khác. Hãy gõ cửa hoặc chào nếu cửa mở và hỏi xem đây có phải là thời điểm thích hợp để nói chuyện không. Nếu cuộc thảo luận sẽ kéo dài hơn vài phút, bạn nên gọi điện hoặc gửi email và sắp xếp thời gian thích hợp cho cả hai người.

Khi bạn đang trong một cuộc họp, hãy tập trung vào những gì đang được thảo luận tại đó. Không dùng điện thoại để nhận cuộc gọi, nhắn tin hay kiểm tra email. Đó là hành vi thiếu tôn trọng đối với những người tham dự khác. Nó cũng làm cho các cuộc họp kéo dài hơn vì những người tham gia tiếp tục mất tập trung.