Đầu tiên, bạn tiến hành kết nối microphone vào hệ thống (trên laptop, có thể sử dụng microphone tích hợp sẵn) và khởi động chương trình. Trên giao diện phần mềm, bạn vào trình đơn File > Adjust volumn (phím tắt Ctrl+V) để điều chỉnh lại phần âm thanh cho loa, rồi vào tiếp File > Adjust microphone level để điều chỉnh âm lượng thu cho microphone. Tiếp theo bạn bấm vào nút Record (phím tắt F2) và tiến hành thu âm lại lời nhắn cần gửi đi.
Khi hoàn tất, bấm nút Stop để ngừng, bấm nút Play nếu muốn nghe lại đoạn âm thanh vừa thu. Khi đã hoàn tất việc thu âm, bạn bấm nút Send để tiến hành gửi email, chương trình sẽ tự động liên kết với ứng dụng Mail client mặc định trên hệ thống (như Outlook Express, ThunderBird hay Windows Live Mail...). Bài viết này minh họa với phần mềm Windows Live Mail.
Trên giao diện của Windows Live Mail, bạn nhập địa chỉ email của người nhận vào ô To, trong khi đó phần tiêu đề của email (Subject) mặc định sẽ là Voice email, nhưng bạn có thể thay đổi theo ý muốn. Đoạn âm thanh bạn vừa thu sẽ tự động được đính kèm vào email kèm theo dung lượng chi tiết. Cuối cùng bạn bấm Send để gửi, người nhận chỉ việc tải về tập tin đính kèm và mở ra để nghe thông điệp. Handy Bits VoiceMail sẽ tự động lưu giữ lại đoạn ghi âm gần nhất của bạn, do đó khi soạn thảo email mới bạn không cần thiết thu âm lần nữa mà chỉ việc bấm nút Attach, kéo thả biểu tượng của Handybits Voice Mail vào khung soạn thảo email để chèn vào tập tin âm thanh đính kèm.
