Sử dụng Microsoft Word như một công cụ chế bản sách báo

Các chương trình chế bản chuyên nghiệp trên máy tính như Adobe InDesign hay QuarkXPress có rất nhiều tính năng giúp các nhà thiết kế có thể dàn các trang báo tuyệt đẹp. Tuy nhiên, chúng thường có giá khá đắt và yêu cầu người sử dụng phải được đào tạo bài bản, cẩn thận. Phần mềm Publisher của Microsoft là một ứng dụng giúp dung hòa hai yêu tố giá cả và sức mạnh xử lý, nhưng không phải mọi phiên bản Microsoft Offi ce đều bao gồm Publisher, và giá bán lẻ của nó là 140 USD. Tuy nhiên, nếu đang sử dụng Microsoft Word (tốt nhất là Word 2010), thì bạn vẫn có thể thực hiện việc chế bản, dàn trang bởi phần mềm này có một loạt công cụ xuất bản được tích hợp sẵn.

Nếu cần tạo ra các tài liệu với các đối tượng như Drop caps (chữ cái viết hoa đầu đoạn), Pull quotes (nội dung trích dẫn), cột văn bản, hoặc văn bản ôm sát hình ảnh, và các yếu tố tương tự như các ứng dụng dàn trang chuyên nghiệp, bạn có thể thực hiện chúng ngay trong Word. Vấn đề duy nhất là những công cụ này nằm rải rác trên thanh ribbon của Word, và một số được dấu kỹ trong các menu phức tạp. Bài viết này sẽ giúp bạn tìm kiếm và sử dụng các công cụ đó.

1. Sử dụng kiểu định dạng nhất quán

Một cách để đảm bảo rằng một tài liệu trông chuyên nghiệp và thông minh là sử dụng cùng một định dạng từ đầu đến cuối tài liệu. Bạn nên định dạng mỗi nhóm cùng một cách, và làm cho tất cả các nội dung của văn bản đều giống nhau. Bạn có thể sử dụng các Style sẵn có của Word để áp dụng các định dạng một cách nhanh chóng. Đầu tiên, hãy chọn một Style Set cho tài liệu của bạn bằng cách tô khối chúng rồi vào thẻ Home trên thanh ribbon, sau đó bấm nút Change Styles > Style Set. Bạn sẽ thấy một số style dựng sẵn trong trình đơn bật lên. Tại đây, hãy chọn một kiểu hiển thị mà bạn muốn áp dụng cho tài liệu. Sau khi đã lựa chọn một Style Set, các thư viện Styles trên thẻ Home sẽ hiển thị một loạt phong cách mà bạn có thể sử dụng để định dạng văn bản cho tài liệu. Để áp dụng một phong cách, hãy tô khối đoạn văn bản cần thao tác và bấm vào một mục, chẳng hạn như Heading 1, trong bộ sưu tập phong cách. Thông thường bạn sẽ sử dụng <_st13a_place w:st="on">Normal cho nội dung văn bản và Heading 1 cho tiêu đề. Bạn có thể sử dụng các phong cách khác cho các yếu tố đặc biệt trong tài liệu.

2. Canh lề và phân phối đối tượng đồng đều

Khi bạn chèn một loạt hình ảnh trên một trang, người đọc chỉ có thể quan sát chúng tốt nhất khi sắp xếp cạnh bên trái hoặc bên phải của mỗi hình ảnh dọc theo các cạnh tương ứng của trang. Nếu đặt chúng ngang qua chiều rộng của tài liệu, người đọc chỉ xem tốt nhất các ảnh nằm ở hàng đầu hoặc cạnh dưới. Để sắp xếp một loạt hình ảnh bên trái hoặc bên phải xuống lề trang, hãy bấm chuột vào hình ảnh đầu tiên và sau đó giữ phím Shift rồi bấm vào các hình ảnh còn lại cho đến khi bạn đã chọn xong tất cả chúng. Tiếp theo, bấm vào thẻ Picture Tools trên thanh ribbon và chọn Format > Align > Align To Margin. Tiếp theo, bấm vào Format > Align > Align Left để sắp xếp các hình ảnh xuống lề bên trái, hoặc Align Right để xếp chúng xuống lề phải.

Để sắp xếp các hình ảnh tương đối với nhau trên trang, chọn hình ảnh cần thao tác và bấm vào thẻ Picture Tools trên ribbon, sau đó chọn Format > Align > Align Selected Objects. Cuối cùng, bấm vào Format> Align một lần nữa và chọn Align Top để sắp xếp cạnh trên của ảnh hoặc Align Bottom để sắp xếp cạnh dưới cùng của ảnh. Khi chọn vào Format > Align, bạn sẽ thấy rằng cũng có thể chọn Distribute Vertically (phân phối dọc) hoặc Distribute Horizontally (phân phối ngang) để khoảng trống của hình ảnh đều xuống lề trang, hoặc khoảng cách giữa chúng sẽ đều nhau (tùy thuộc vào việc bạn chọn Align to Page hoặc Align Selected Objects).

3. Dòng văn bản từ một trang đến trang kế cận sử dụng

 Text Box Để đạt hiệu quả tốt nhất cho vài trang đầu tiên của một bản tin, bạn nên bắt đầu bằng một đoạn trên một trang và hoàn thành nó trên trang sau đó. Bằng cách đó, bạn có thể trình bày nội dung phù hợp với câu chuyện trên trang đầu bởi đó là những gì độc giả của bạn sẽ xem đầu tiên. Bạn có thể thực hiện điều này bằng cách đặt các đoạn chọn vào trong các hộp văn bản (text box) liên quan, để khi nội dung trong hộp văn bản đầu tiên đã đầy đủ, thì dòng văn bản còn lại sẽ tự động chảy vào hộp văn bản thứ hai. Đầu tiên, bạn cần tạo các hộp văn bản bằng cách bấm vào thẻ Insert trên thanh ribbon, bấm vào Text Box > Draw Text Box, và sau đó dùng chuột để vẽ một hộp văn bản trên trang đầu. Lập lại bước này để tạo ra một hộp văn bản thứ hai trên trang tiếp theo. Tiếp theo, chọn hộp văn bản đầu tiên và bấm nút Create Link trên thanh công cụ. Lúc này, con trỏ sẽ biến thành biểu tượng giống như một cái bình có một mũi tên trỏ xuống bên trong. Tiếp theo, đặt con trỏ vào hộp văn bản thứ hai ở trang kế tiếp và bấm một lần để liên kết hộp văn bản đầu tiên với hộp văn bản thứ hai.

Vậy là xong, kể từ nay, khi bạn gõ hoặc dán văn bản vào hộp văn bản đầu tiên, nếu vượt quá sức chứa, nó sẽ tràn vào hộp văn bản thứ hai.

4. Văn bản bao quanh hoặc xuyên qua đối tượng hình ảnh hoặc Shape

Khi nói đến việc hiển thị văn bản xung quanh hình ảnh, công cụ của Word làm tốt hơn so với người anh em của nó là Publisher. Đây là tính năng được sử dụng khi bạn đang làm việc với một hình ảnh có chứa một vùng đồng màu hoặc đồng độ sáng để có thể chứa được nhiều văn bản (gọi là không gian sao chép - copy space). Đầu tiên, bạn sẽ chèn hình ảnh vào tài liệu Word, chọn hình ảnh, và chọn Picture Tools trên thanh ribbon. Bấm vào Format > Wrap Text > Tight. Bây giờ, với hình ảnh vẫn được chọn, bấm vào mục Format một lần nữa và chọn Edit Points Wrap. Một dòng kẻ màu đỏ với các nút đánh dấu màu đen được gọi là điểm quấn sẽ xuất hiện xung quanh hình ảnh. Bạn chỉ cần chỉnh dòng này bằng cách kéo các điểm bọc: bạn có thể kéo điểm quấn vào trong để văn bản hiển thị trong hình ảnh, hoặc kéo ra ngoài để hiển thị bên ngoài hình ảnh. Khi thực hiện xong, bạn bấm chuột vào hình ảnh hoặc vùng trống trong khu soạn thảo, các điểm bọc sẽ biến mất. Lúc này, con trỏ nhấp nháy sẽ xuất hiện khi bạn đặt nó vào vùng nhập trên hình ảnh, và bạn chỉ cần nhập văn bản như cách thông thường.

5. Tạo drop cap ấn tượng cho văn bản

Với Word, bạn có thể tạo ra các drop cap (chữ cái viết hoa và to ở đầu dòng văn bản) đẹp và ấn tượng. Để bắt đầu, bấm vào bên trong đoạn mà bạn muốn tạo drop cap, bấm vào thẻ Insert trên thanh ribbon, và sau đó chọn Drop Cap > Dropped. Tiếp theo, nếu muốn thay đổi các thiết lập cho drop cap vừa tạo, bạn chọn Drop Cap > Drop Cap Options. Một cửa sổ có tên là Drop Cap hiện ra, tại đây bạn có thể thiết lập các thông số cho drop cap như: font, số lượng các dòng mà nó sẽ sử dụng, và khoảng cách của nó so với đoạn văn bản.

6. Hiển thị văn bản trong cột

Đối với bản tin, tài liệu đào tạo, và các tài liệu tương tự, bạn có thể định dạng văn bản của mình với hình thức nhiều cột để giúp người xem dễ dàng theo dõi. Word cho phép bạn biến bất cứ điều gì từ một phần nhỏ của văn bản đến toàn bộ tài liệu vào các cột. Tuy nhiên, thông thường thì các thành phần tiêu đề sẽ chiếm toàn bộ chiều rộng của trang, chỉ phần thân văn bản mới bố trí trong các cột. Để làm được điều này, chọn văn bản mà bạn muốn xuất hiện trong cột, sau đó bấm vào thẻ Page Layout trên thanh ribbon. Tiếp theo, bấm vào Columns và chọn số cột mà bạn cần sử dụng. Word sẽ sắp xếp các văn bản được lựa chọn cho phù hợp, để lại phần còn lại của văn bản tràn qua toàn bộ chiều rộng của trang.

7. Thêm chú thích cho hình ảnh

Để thêm số chú thích cho hình ảnh, bạn có thể chọn thẻ References trên thanh ribbon. Trong mục Captions, bấm chuột vào nút Insert Caption sau đó khai báo các thông tin chú thích mà bạn muốn hiển thị. Trong nhiều trường. hợp, bạn chỉ muốn thêm một chú thích ở dạng văn bản đơn thuần mà không cần đánh số thứ tự, bạn có thể tạo một hộp văn bản rồi nhập nội dung chú thích vào, sau đó kéo nó đến vị trí cần hiển thị trong ảnh là xong. Cách thực hiện như sau: đầu tiên, chèn hình ảnh vào tài liệu. Sau đó, bấm vào thẻ Insert trên thanh ribbon, chọn Text Box > Draw Text Box (ở dưới cùng của menu), và vẽ một hộp văn bản nhỏ trên trang. Bấm chuột vào trong hộp văn bản, và gõ nội dung cần chú thích vào. Bạn có thể điều chỉnh kích thước của hộp văn bản để phù hợp với chiều rộng của hình ảnh. Để loại bỏ đường biên xung quanh hộp văn bản, bấm vào hộp văn bản để chọn nó và sau đó trên ribbon, bấm vào công cụ Textbox Tools > Format, chọn Outline Shape (bạn sẽ tìm thấy nó giữa Shape Fill Effects Shape). Cuối cùng, bấm No Outline.

Bên cạnh đó, bạn cũng cần gộp hộp văn bản và hình ảnh thành một nhóm để chúng tạo thành một khối thống nhất. Để làm điều này, bấm vào hình ảnh để chọn nó, giữ phím Shift và bấm vào hộp văn bản. Sau đó, bấm chuột phải vào chúng và chọn Group từ trình đơn ngữ cảnh vừa hiện ra, sau đó chọn Group một lần nữa.

8. Sử dụng Pull Quote để tạo sự chú ý cho một đoạn văn bản

Pull quotes sẽ cho phép thêm nhiều hiệu ứng để tạo ra sự chú ý đặc biệt cho một đoạn văn bản, sử dụng chúng để đặt một hoặc hai câu văn bản lưu ý vào một hộp riêng biệt so với các văn bản khác trong cùng một trang. Đầu tiên, chọn đoạn văn bản mà bạn muốn sử dụng, hoặc bạn có thể gõ một đoạn văn bản mới. Sao chép văn bản đó, chọn Insert trên thanh ribbon, và bấm vào Text Box. Chọn một trong các mẫu quote sẵn có từ bộ sưu tập hiện ra, bấm vào hộp văn bản mà bạn đã thêm vào trang và chọn Paste để dán đoạn văn bản vừa sao chép vào. Tiếp theo, bấm vào hộp văn bản, di chuyển nó vào vị trí cần thiết trong trang, và thay đổi kích thước cho phù hợp với đoạn văn bản mà nó sẽ hiển thị. Bạn cũng nên thay đổi font và tăng khoảng cách dòng của văn bản trong các trích dẫn nội dung bài viết để nó nổi bật so với các văn bản xung quanh, điều này sẽ đảm bảo rằng người đọc nhìn thấy nó như là một yếu tố riêng biệt.

9. Tạo trang bìa

Tính năng Cover Page của Word cho phép bạn thêm một trang bìa đối với bất kỳ tài liệu nào. Để tạo bìa cho văn bản, hãy bấm vào thẻ Insert trên thanh ribbon, bấm Cover Page, và chọn một trang bìa từ thư viện. Mặc dù bạn có thể thay đổi mỗi phần tử trên trang bìa, nhưng tốt nhất là chỉ thay đổi những gì thật cần thiết mà thôi. Khi bạn chọn một trang bìa, Word sẽ thêm nó vào phần đầu của tài liệu. Bấm vào bên trong mỗi mục trên trang bìa, bạn có thể nhập những đoạn văn bản cần thiết. Nếu không thích trang bìa vừa chọn, bạn có thể lựa chọn lại trang bìa khác, và Word sẽ tự động thay thế vào ấn phẩm.

10. Điều chỉnh khoảng dòng và đoạn của văn bản hoặc Pull Quotes

Các ứng dụng xuất bản cung cấp những công cụ chính xác cho việc điều chỉnh khoảng cách các đoạn và dòng trong văn bản, và bạn cũng có thể thực hiện điều tương tự trong Word. Chọn đoạn văn bản muốn thay đổi, bấm vào thẻ Home và sau đó mở hộp thoại Paragraph bằng cách bấm vào mũi tên góc dưới bên phải của mục Paragraph. Tiếp theo, bấm vào thẻ Indents và Spacing để điều chỉnh khoảng cách dòng trong đoạn văn bản (bằng cách sử dụng các công cụ trong mục Line Spacing), cũng như khoảng cách dòng giữa các đoạn văn (sử dụng các tùy chọn trong các ô Before và After). Đối với một số tài liệu văn bản, yêu cầu thụt dòng đầu tiên của mỗi đoạn vào 1/2 inch, thiết lập khoảng cách dòng lên 1,15 inch và không có thêm khoảng trống trên hoặc dưới mỗi đoạn văn. Đây là kiểu bố trí thường được dùng trong cách trình bày sách. Một cách trình bày phổ biến khác là thêm 6 point trống sau mỗi đoạn văn bản và không thụt đầu dòng trên các đoạn văn bản. Để thiết lập các tùy chọn khoảng cách trở về mặc định (Normal), hãy bấm vào thẻ Home, di chuyển con trỏ chuột đến khu vực Styles, bấm chuột phải vào mục Normal, chọn Modify, sau đó bấm OK. Vậy là xong, toàn bộ tài liệu của bạn sẽ được áp dụng theo Style của <_st13a_place w:st="on"><_st13a_city w:st="on">Normal.