Chuyển đổi số của TP.HCM luôn trong top 5 cả nước

Từ tháng 8/2024 không nhận văn bản giấy

Năm 2024, chuyển đổi số tiếp tục là một trong 2 trọng tâm chủ đề năm của chính quyền TP.HCM “Quyết tâm thực hiện hiệu quả Chuyển đổi số và Nghị quyết 98/2023 của Quốc hội”.

Ngay từ đầu năm 2024, UBND Thành phố đã yêu cầu tăng cường tiếp nhận, xử lý văn bản điện tử, hạn chế dùng văn bản giấy, nhưng một số đơn vị thực hiện chưa nghiêm. Do đó, Chủ tịch UBND Thành phố Phan Văn Mãi đã tiếp tục nhắc nhở về việc này, và yêu cầu từ tháng 8/2024 sẽ không nhận văn bản giấy (trừ 4 loại hồ sơ đặc thù).

Sau hơn 1 tháng thực hiện, tình hình gửi nhận văn bản điện tử đã cải thiện rõ rệt. Tính từ ngày 1/8 đến ngày 10/9, UBND Thành phố tiếp nhận 12.077 hồ sơ, trong đó có 9.988 hồ sơ điện tử (chiếm tỷ lệ 82,7%). Còn đối với văn bản đi, trong số 5.110 hồ sơ phát hành thì có 4.494 hồ sơ ký số (chiếm tỷ lệ 88%).

Là cơ quan "đầu não", giúp việc thường xuyên cho UBND Thành phố và Thường trực UBND Thành phố, Văn phòng UBND Thành phố là một trong những đơn vị tiên phong trong số hóa hồ sơ và ứng dụng chữ ký số. Ông Đặng Quốc Toàn, Chánh Văn phòng UBND TP.HCM, cho biết việc sử dụng văn bản điện tử, hạn chế dùng văn bản giấy mang lại nhiều tiện ích như giảm chi phí in ấn, phát hành, phí bưu điện và giảm nhân sự, thời gian cho công tác văn thư. Đặc biệt, văn bản điện tử là điều kiện quyết định để hồ sơ được luân chuyển, xử lý ngay trên môi trường điện tử mà không phụ thuộc vào không gian, thời gian.

Tính từ đầu năm 2024 đến ngày 10/9, UBND Thành phố phát hành 9.507 văn bản thì có 65% văn bản ký số, Văn phòng UBND Thành phố phát hành 16.064 văn bản thì 88% văn bản ký số. Trong tổng số 927 văn bản của Ban Cán sự Đảng UBND Thành phố phát hành, khoảng 70% văn bản được ký số.

Khi đưa hồ sơ lên môi trường điện tử, việc kiểm soát hồ sơ thuận lợi, không lo thất lạc. Việc chỉnh sửa, bổ sung văn bản hay các ý kiến chỉ đạo đều được thể hiện và lưu lại làm cơ sở xác định trách nhiệm của từng công chức, lãnh đạo Văn phòng cũng như Thường trực UBND Thành phố. "Hiệu quả thấy rõ nhất là Thường trực UBND Thành phố ngồi họp vẫn có thể xử lý hồ sơ, các chuyên viên đỡ mất thời gian cầm hồ sơ giấy gửi từng người", ông Toàn dẫn chứng.

Lấy ý kiến qua phần mềm

Bên cạnh văn bản điện tử, UBND Thành phố cũng chú trọng xây dựng nền tảng làm việc dùng chung trên môi trường mạng của các cơ quan hành chính, hướng đến kết nối liên thông từ Trung ương đến Thành phố, các sở ban ngành Thành phố, thành phố Thủ Đức, quận huyện, xã, phường, thị trấn. Hiện Văn phòng UBND Thành phố đang vận hành hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc, theo dõi việc thực hiện các văn bản chỉ đạo của Thường trực UBND Thành phố. Phần mềm này kết nối đến 1.135 đơn vị trên trục liên thông văn bản.

Ông Đặng Quốc Toàn cho biết thêm Văn phòng UBND Thành phố hiện nay không có thủ tục hành chính của người dân, doanh nghiệp mà chỉ tham mưu cho Thường trực UBND Thành phố điều hành và ra quyết định các thủ tục thuộc thẩm quyền. Đối với các thủ tục hành chính nội bộ, Văn phòng hiện có 136 thủ tục liên thông từ sở, ngành trình về UBND Thành phố. Việc sử dụng văn bản điện tử, chữ ký số vào giải quyết thủ tục hành chính giúp hồ sơ luân chuyển nhanh, qua đó tăng tỷ lệ giải quyết hồ sơ đúng hạn và trước hạn.

Cũng từ năm 2024, Văn phòng triển khai thí điểm việc lấy ý kiến thành viên UBND Thành phố qua phần mềm. Các thành viên khi nhận được thông báo thì xử lý luôn trên môi trường điện tử. Chánh Văn phòng Đặng Quốc Toàn cho biết, việc lấy ý kiến qua phần mềm không áp dụng một cách cứng nhắc. Những việc có quy định rõ ràng, khả năng đạt sự thống nhất cao thì sẽ ưu tiên lấy ý kiến trên môi trường điện tử, những việc cần góp ý trực tiếp bằng văn bản hoặc tổ chức cuộc họp để thảo luận thì vẫn thực hiện như lâu nay.

Ngoài ra, trong tháng 3/2024, Văn phòng UBND Thành phố đã ra mắt phần mềm quản lý khiếu nại tố cáo. Việc ứng dụng công nghệ đem lại hiệu quả cao trong công việc, kiểm soát được tiến độ tham mưu, kịp thời đôn đốc các sở ngành. Nhờ đó, chỉ số cải cách hành chính của Văn phòng UBND Thành phố tăng lên, năm 2023 xếp loại xuất sắc.

Đẩy mạnh chuyển đổi số; hiện đại hóa phương thức chỉ đạo, điều hành

Nhằm tiếp tục đẩy mạnh công tác chuyển đổi số; hướng đến mục tiêu hiện đại hóa phương thức chỉ đạo, điều hành của Thường trực UBND Thành phố, Văn phòng đề ra Kế hoạch Chuyển đổi số tại trụ sở UBND Thành phố gồm 2 giai đoạn thực hiện: Năm 2025, thực hiện chuyển đổi số tại Văn phòng; từ năm 2026 trở đi, mở rộng thực hiện chuyển đổi số từ “Trụ sở UBND Thành phố” tiến tới “Trung tâm hành chính thông minh”.

Văn phòng bám sát thực hiện Kế hoạch số 2327/KH-VP ngày 7/3/2024 về triển khai chuyển đổi số tại Văn phòng năm 2024; đảm bảo cán bộ, công chức, viên chức xử lý 100% trên môi trường mạng, ký số văn bản, sử dụng văn bản điện tử, giảm sử dụng giấy trong trao đổi thông tin nội bộ.

Bên cạnh đó, Văn phòng xây dựng dự thảo Quy chế quản lý và sử dụng chứng thư số chuyên dùng của Chính phủ tại trụ sở UBND Thành phố ; hoàn thành xây dựng Quy trình xử lý hồ sơ điện tử nhằm áp dụng phù hợp với tình hình mới, đồng thời hướng đến áp dụng ký số điện tử toàn trình và số hóa toàn bộ hồ sơ văn bản điện tử đến và hồ sơ văn bản điện tử đi tại Văn phòng.

Ngoài ra, Văn phòng thực hiện các nhiệm vụ thường xuyên, đảm bảo vận hành ổn định hạ tầng kỹ thuật, các ứng dụng công nghệ thông tin tại trụ sở UBND Thành phố; hoàn thành nâng cấp hạ tầng máy chủ, đường truyền; hoàn thiện, nâng cấp phần mềm “Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc” và chức năng “Quản lý văn bản chỉ đạo của UBND Thành phố và Chủ tịch UBND Thành phố”.

Văn phòng cũng tăng cường công tác thông tin tuyên truyền về triển khai xây dựng chính quyền điện tử hoạt động hiệu quả, đồng bộ, liên thông, thống nhất 04 cấp; hướng đến chính quyền số, tạo cơ sở, nền tảng phát triển kinh tế số, xã hội số; tăng cường công tác thông tin tuyên truyền theo các sự kiện, chủ đề, chủ điểm phục vụ nhiệm vụ chính trị, công tác chỉ đạo điều hành phát triển kinh tế - xã hội và các lễ, kỷ niệm lớn của đất nước và Thành phố, trong đó có các hoạt động Kỷ niệm 50 năm Ngày Giải phóng miền Nam, thống nhất đất nước (30/4/1975 - 30/4/2025); sắp xếp, xây dựng lại các chuyên mục trên Cổng thông tin điện tử Thành phố phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và nhu cầu của người đọc; nghiên cứu xây dựng kênh truyền thông trên mạng xã hội (Facebook, Zalo).