Đẩy mạnh cải cách hành chính ở TP.HCM thông qua mô hình 5S

Mô hình 5S là một phương pháp quản lý chất lượng toàn diện, tập trung vào việc cải thiện môi trường làm việc thông qua 5 bước: Sàng lọc (Seiri), Sắp xếp (Seiton), Sạch sẽ (Seiso), Săn sóc (Seiketsu), và Sẵn sàng (Shitsuke). Mô hình 5S được nhiều cơ quan nhà nước, doanh nghiệp trên khắp thế giới áp dụng nhằm tổ chức nơi làm việc có tổ chức, an toàn, sạch sẽ và hiệu quả, tạo điều kiện cho việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng, đem lại niềm tin cho khách hàng.

Mô hình 5S ở quận 12 phát huy hiệu quả thiết thực

Quận 12 là địa phương đầu tiên trong TP.HCM thực hiện quản lý chất lượng theo mô hình 5S, bắt đầu từ năm 2015. Ban đầu, mô hình được triển khai tại 12 cơ quan chuyên môn, 6 đơn vị sự nghiệp, UBND 11 phường, Công an quận, Ban Chỉ huy quân sự quận, Trường tiểu học Nguyễn Thị Định và Trường THCS Nguyễn Hiền. Trải qua giai đoạn 2017 - 2020, mô hình 5S mở rộng đến các đơn vị sự nghiệp giáo dục, trạm y tế phường và văn phòng khu phố của 11 phường.

Theo đó, quận đã thực hiện theo tiêu chuẩn chung của Nhật Bản với 2 bước cụ thể: đầu tiên, cán bộ, công chức thực hành 3S (sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ) tại nơi làm việc. Sau 15 ngày, Tổ 5S của UBND quận sẽ đánh giá lần đầu và nhân rộng các sáng kiến hiệu quả. Tiếp theo, quận thực hiện S4 (săn sóc) và S5 (sẵn sàng).

Từ việc áp dụng mô hình 5S, công chức quận đã đa năng hơn, có khả năng hướng dẫn người dân làm hồ sơ và giảm thời gian giải quyết, đã tạo ra sự hài lòng đối với người dân. Thay đổi trong việc sắp xếp hồ sơ và kết quả thủ tục hành chính đã giúp tránh tình trạng dồn hồ sơ ở một quầy và giảm thiểu sự khó chịu của người dân khi làm việc với cơ quan.

Hiệu quả và chất lượng dịch vụ tăng cao

Việc áp dụng mô hình 5S đã có những tác động tích cực đáng kể tại quận 12. Năm 2023, đơn vị rút ngắn 31 thủ tục và trong tháng 1 năm 2024 rút ngắn thêm 12 thủ tục khác. Ví dụ, thủ tục cấp phép xây dựng đã giảm từ 15 ngày xuống còn 11 ngày. Trong lĩnh vực đăng ký hộ kinh doanh, quận kết hợp thủ tục cấp lại và thay đổi giấy phép, giảm từ 6 ngày xuống còn 3 ngày làm việc, tiết kiệm thời gian và công sức của người dân.

Tổng số hồ sơ đúng hạn đạt 99,87% trong năm 2023, với hơn 24.400 hồ sơ được tiếp nhận. Tính đến thời điểm đó, quận Gò Vấp đã đến tham khảo mô hình 5S của quận 12 để học hỏi kinh nghiệm. Thành công này đã thúc đẩy UBND TP.HCM quyết định thí điểm áp dụng công cụ cải tiến năng suất chất lượng 5S tại 9 cơ quan, đơn vị khác nhau, mở rộng quy mô từ ngày 1.1 đến hết năm 2024.

TP.HCM quyết tâm đổi mới hệ thống hành chính thông qua mô hình 5S

Giữa tháng 12.2023, UBND TP.HCM ban hành kế hoạch thí điểm áp dụng công cụ cải tiến năng suất chất lượng 5S tại 9 cơ quan, đơn vị gồm: Sở KH-CN, VH-TT, Sở Nội vụ, Sở Công thương, Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND TP.HCM, Lực lượng Thanh niên xung phong và 3 địa phương (Q.1, TP.Thủ Đức và H.Nhà Bè). Thời gian thực hiện thí điểm từ ngày 1.1 đến hết năm 2024.

UBND TP.HCM xác định có 7 bước thực hành gồm: thành lập ban điều hành, khảo sát môi trường làm việc, ban hành kế hoạch chi tiết, xây dựng và ban hành tài liệu, đánh giá nội bộ, báo cáo kết quả thực hiện và kiểm tra, đánh giá định kỳ hàng quý.

Theo đó, UBND TP.HCM đã đặt ra một loạt bước tiến quan trọng trong việc cải thiện hệ thống hành chính. Phó chủ tịch UBND TP.HCM Võ Văn Hoan nhấn mạnh rằng cải cách hành chính cần đi vào chiều sâu và quản lý hồ sơ theo thời gian thực. Ông Hoan đề xuất xây dựng quy trình liên thông giữa các phòng ban để rút ngắn thời gian xử lý và chuẩn hóa hồ sơ, đồng thời áp dụng chữ ký số để tránh tình trạng chờ đợi.

Tích hợp công nghệ và phục vụ trực tuyến

Trong năm 2024, TP.HCM đặt ra kế hoạch tích hợp chữ ký số trên cổng dịch vụ công, cho phép người dân và doanh nghiệp ký trực tiếp vào biểu mẫu điện tử, có giá trị pháp lý như chữ ký tay và con dấu. Đồng thời, thành phố nghiên cứu chính sách miễn phí và giảm phí cho việc làm hồ sơ trực tuyến, tăng cường tiện ích cho người dân và doanh nghiệp.

Kiểm tra cải cách hành chính và tăng cường ứng xử đột xuất

Sở Nội vụ TP.HCM cũng đã cam kết tăng cường kiểm tra CCHC và kiểm tra công vụ, thực hiện theo hướng đột xuất và không báo trước. Sở này nhấn mạnh việc giữ vững kỷ luật và kỷ cương trong công việc, đồng thời đề xuất xử lý nghiêm những cán bộ, công chức vi phạm.

Tương lai cải thiện hệ thống hành chính

TP.HCM cũng đặt mục tiêu hồ sơ thủ tục hành chính sẽ được nộp một lần và sử dụng nhiều lần, giúp tiết kiệm thời gian và công sức của người dân. Cụ thể, người dân chỉ cần nộp hồ sơ một lần, và khi thực hiện thủ tục khác, cơ quan sẽ trích lục thông tin từ hệ thống thay vì yêu cầu cung cấp lại. Đồng thời, thành phố cũng đang xem xét chính sách miễn phí, giảm phí cho người dân và doanh nghiệp làm hồ sơ trực tuyến.

Mô hình 5S đã mang lại những đổi mới tích cực cho hệ thống hành chính ở TP.HCM, từ việc tăng cường hiệu suất công việc đến giảm thời gian giải quyết hồ sơ và cải thiện chất lượng dịch vụ. Các bước tiến này không chỉ làm mẫu cho các địa phương khác mà còn chứng minh sự cam kết của TP.HCM đối với sự hiện đại hóa và tích hợp công nghệ trong quản lý hành chính. Điều này không chỉ mang lại sự thuận tiện cho người dân và doanh nghiệp mà còn đặt nền tảng cho một hệ thống hành chính linh hoạt và hiệu quả hơn trong tương lai.