Chỉnh sửa các tài liệu Microsoft Office lưu trên Google Drive

Chỉnh sửa với Microsoft Office

Để chỉnh sửa Word, Excel hoặc PowerPoint được lưu trữ trên Goolge Drive với nhiều tính năng, bạn hãy dùng Microsoft Office. Thật vậy, người dùng Office trên máy tính chạy hệ điều hành Windows có thể mở các tập tin từ trực tiếp trên đám mây Google Drive với một Plug-in.

Bạn chỉ cần cài đặt Google Drive Plug-in cho Microsoft Office thì Google Drive sẽ hiển thị như là một nơi lưu trữ tập tin trong Word, Excel, PowerPoint. Sau đó, ngay trong ứng dụng Microsoft Office, bạn sẽ dễ dàng mở một tập tin đang lưu trên Google Drive, rồi thực hiện thay đổi, rồi lưu lại vào Google Drive.

Bạn cũng có thể mở một tập tin đã tạo ra từ các chương trình của Microsoft Office và được lưu trữ trên Goolge Drive từ trình duyệt web Chrome. Đầu tiên, bạn cài đặt ứng dụng Google Drive cho máy tính, rồi chạy Chrome và duyệt đến tập tin trên Drive (http://drive.google.com), rồi bấm chuột phải lên các file Word, Excel, Power Point (hoặc bấm giữ phím Ctrl rồi bấm chuột lên tên file), rồi chọn “Open in…” và chọn ứng dụng văn phòng tương ứng. Khi hoàn tất việc chỉnh sửa, các tập tin sẽ được lưu vào Drive.

Trên hệ điều hành Android, iOS

Với các ứng dụng di động của Google dành cho Android hoặc iOS, bạn cũng có thể chỉnh sửa tài liệu Microsoft Office một cách dễ dàng. Bạn có thể cài đặt 4 ứng dụng: Google Docs (Android, iOS) để chỉnh sửa các tài liệu Word; Google Sheets (Android, iOS) để chỉnh sửa các tài liệu Excel; Google Slides (Android, iOS) để chỉnh sửa các tài liệu PowerPoint; Google Drive (Android, iOS) để đơn giản hóa tập tin và thư mục quản lý tài liệu.

Bạn có thể tạo mới Word, Excel hoặc PowerPoint với các ứng dụng dành cho Android trên Google, tuy nhiên bạn cần phải thay đổi một thiết lập trong từng ứng dụng để kích hoạt tính năng này. Trong ứng dụng Google Docs Android, bạn chạm vào nút Menu 3 dấu gạch, rồi chọn Settings, rồi đánh dấu chọn ở mục Document creation. Bạn lặp lại quá trình này cho cả ba ứng dụng (Docs, Sheets và Slides).

Trên iOS, bạn không thể tạo ra một trang Word, Excel hoặc PowerPoint mới với các ứng dụng của Google; bạn chỉ có thể xem, mở, hoặc chỉnh sửa. Tuy nhiên, bạn có thể tạo ra một bản sao của một tập tin hiện có. Chẳng hạn, bạn mở ứng dụng Google Docs trên iPad hoặc iPhone, rồi chọn một tập tin Microsoft Word, rồi chạm vào biểu tượng 3 chấm dọc (ở phía trên bên phải), chọn Share & Export, rồi chạm nút Make a copy.

Ngay lập tức, bạn sẽ có một bản sao dạng Word.docx của tập tin hiện tại. Từ đó, bạn có thể chỉnh sửa. Bạn cũng có thể sử dụng ứng dụng Google Drive iOS để đổi tên hoặc di chuyển các tập tin. Quá trình này cũng làm việc đối với các tập tin Excel trong Sheets và PowerPoint trong Slides. Như vậy, bạn chỉ cần chắc chắn là mình đã giữ ít nhất một tập tin Word, Excel hay PowerPoint trên Google Drive của bạn trước khi thực hiện chỉnh sửa.

Dẫu vậy, bạn vẫn có thể thực hiện việc chỉnh sửa cơ bản cho bất kỳ tài liệu của Word, Excel hoặc PowerPoint được lưu trữ trên Google Drive với trình duyệt web Chrome. Tuy nhiên, việc chỉnh sửa sẽ bị một số giới hạn.