Để sử dụng dịch vụ này, yêu cầu người dùng phải đăng ký tài khoản. Để thực hiện, bạn truy cập vào địa chỉ http://tinyurl.com/87f7qxd. Tương tự như việc đăng ký tại các dịch vụ khác, bạn chỉ cần khai báo tên (First name), họ (last name), địa chỉ email (e-mail address), tên công ty (Company name), quốc gia (Country), khung Message bạn có thể gõ vào cụm từ bất kỳ bằng tiếng Anh, rồi bấm nút Submit Request để tiến hành đăng ký. Bây giờ bạn cần truy cập vào email của mình để kích hoạt tài khoản.
Sau khi kích hoạt xong, bạn quay trở lại trang chủ rồi bấm nút Login ở góc trên cùng bên phải trong giao diện chính, sau đó khai báo địa chỉ email và mật khẩu truy cập và bấm Log In để đăng nhập tài khoản của mình. Sau khi đăng nhập hoàn tất, bạn bấm Launch để bắt đầu làm việc với IBM Docs. Trong cửa sổ Files mới xuất hiện bạn sẽ được cung cấp các tùy chọn để quản lý các tập tin và chia sẻ chúng một cách dễ dàng. Để upload tài liệu lên IBM Docs, bạn bấm nút Upload a File ở phía dưới menu File. Trong cửa sổ Upload File xuất hiện, bấm tiếp Choose File trong khung File để chọn tập tin cần upload, nhập tên file mới mà bạn muốn hiển thị trong IBM Docs vào khung Name.
Khung Tags là nơi gán thẻ cho file để sau này dễ dàng tìm kiếm, khung Share with cho phép bạn thiết lập quyền chia sẻ tập tin gồm: No one (không chia sẻ với bất cứ ai), People/Cummunities (chia sẻ tài liệu cho một người nào đó hoặc một nhóm), và chia sẻ với tất cả mọi người (Public), tùy nhu cầu sử dụng mà bạn chọn cách chia sẻ thích hợp. Cuối cùng bấm nút Upload để tiến hành upload fi le lên dịch vụ.
Trong trường hợp muốn tạo một tài liệu mới, bạn bấm nút New rồi chọn Document để tạo tài liệu văn bản giống như Word, Preadsheet để tạo bảng tính giống như Excel và Presentation để tạo slide trình chiếu. Với mỗi tùy chọn tạo mới tài liệu, bạn cần nhập tên tài liệu mới vào ô Name rồi bấm nút Create. Phía dưới menu File còn cung cấp cho bạn các tùy chọn khác như: quản lý các tài liệu được đánh dấu (Pinned Files), các tài liệu của bạn trên IBM Docs (My Files), những tài liệu bạn được người khác chia sẻ (Shared With Me), những tài liệu bạn chia sẻ (Shared By Me), những tài liệu bạn chia sẻ công khai (Public Files), nơi chứa các tài liệu đã xóa (Trash) và quản lý các tài liệu theo thư mục (Pinned Folders). Ngoài ra, bạn có thể chọn cách sắp xếp các tài liệu của mình theo tên (name), cập nhật (updated), download, bình luận (comments) và tag.
Chú ý: bạn cũng có thể tạo ra các thư mục để tổ chức việc chứa tài liệu. Giống như Google Docs, IBM Docs cho phép người dùng chia sẻ dữ liệu của mình với bạn bè thông qua 2 chế độ. Để thiết lập chế độ chia sẻ với bất kỳ tập tin nào, bạn bấm nút More ở ngoài cùng của tập tin và chọn Share. Trong cửa sổ Share File xuất hiện, bạn sẽ có hai tùy chọn gồm: People/ Communities để chia sẻ cho một một người hoặc một nhóm nhất định, đồng thời có thể thiết lập quyền truy cập, xem, chỉnh sửa tập tin nếu muốn, và Public là chế độ công khai cho phép bất kỳ người nào nhận được fi le bạn chia sẻ đều có thể xem và chỉnh sửa nội dung tập tin.
Với mỗi tài liệu được upload hoặc bạn mới ra, bạn được cung cấp nhiều tùy chọn như chỉnh sửa (Edit), tải lên phiên bản mới (Upload New Version), chia sẻ (Share), chuyển vào thư mục (Add to Folders), và thêm tùy chọn (More Actions) như chỉnh sửa thông tin tập tin (Edit Properties), thêm bình luận (Add Comment), tải về dưới dạng PDF (Download as PDF Files) hoặc tải về với định dạng Microsoft Offi ce (Download as Microsoft Office Format), vv... Hiện IBM Docs đang trong giai đoạn thử nghiệm nên vẫn còn một vài tính năng hạn chế, nhưng cũng sẽ là một sự lựa chọn tốt cho nhu cầu lưu trữ, chỉnh sửa, chia sẻ tài liệu... ngoài tiện ích Googe Docs đang có hiện nay.
