Để thực hiện, đầu tiên, bạn truy cập vào bảng tính trên Google Docs tại địa chỉ http://goo.gl/74r3U, vào menu File, chọn Make a copy... để lưu bảng tính vào tài khoản Google Docs cá nhân. Bước kế tiếp, bạn tiến hành chỉnh sửa lại fi le bảng tính đã lưu trong tài khoản Google Docs.
Tại cột Gmail Label, điền nhãn (label) của các thư muốn chuyển tiếp. Tương ứng với từng nhãn, bạn nhập địa chỉ email nhận thư tại cột Auto Forward Address. Ví dụ: nếu muốn chuyển tiếp các thư thuộc nhãn Work đến địa chỉ [email protected], bạn điền lần lượt hai giá trị Work và [email protected] vào hai cột Gmail Label và Auto Forward Address trong bảng tính. Bạn có thể thiết lập nhiều địa chỉ nhận thư khác nhau cho các nhãn khác nhau để phân loại các thư ra nhiều hộp thư cho dễ quản lý. Sau đó, vào menu Tools, chọn Script editor... Ở trang web kế tiếp xuất hiện, bạn chọn menu Triggers > Current script’s triggers... rồi bấm vào liên kết No triggers set up. Click here to add one now.
Bây giờ, bạn thiết lập thời gian sẽ thực hiện việc chuyển tiếp thư bằng cách bấm mũi tên xổ xuống tại mục Events, chọn Time-driven, bấm tiếp mũi tên xổ xuống tại hai ô bên cạnh để lên lịch chuyển tiếp thư, ví dụ sau 5 phút, 1 giờ, hay sau vài tuần... tùy ý. Cứ đến mốc thời gian đã thiết lập, việc chuyển tiếp thư sẽ được thực hiện tự động. Khi thiết lập xong, bấm Save. Khi thấy các hộp thoại yêu cầu cấp quyền truy cập xuất hiện, bạn lần lượt bấm nút Authorize và Grant access để tiếp tục. Xong, bạn đóng bảng tính Google Docs lại. Từ nay trở đi, mỗi khi có thư mới được gắn nhãn, thư này sẽ được chuyển tiếp đến địa chỉ email đã thiết lập ban đầu.
Theo quy định của Google thì mỗi ngày chỉ được chuyển tiếp tối đa 500 thư, và dung lượng mỗi thư không vượt quá 20 KB.
