Khám phá những bí ẩn nằm sâu trong PowerPoint 2010
Công nghệ - Ngày đăng : 14:31, 05/09/2012
- Hiển thị một biểu đồ, một bước / thời điểm
Khi đang chiếu bài thuyết trình, bạn có thể trình ra một phần của biểu đồ trên một slide bằng cách cho phép hiển thị một cột tại một thời điểm thay vì tất cả cùng một lúc. Bạn có thể làm việc này trong PowerPoint bằng cách sử dụng tùy chọn Chart Animation. Để bắt đầu, vào Chart chọn tab Animations trên thanh công cụ ribbon. Thanh Animation sẽ mở ra với một cửa sổ bố trí dọc theo phía bên phải của màn hình. Từ đó, bạn bấm nút Add Animation trên thanh ribbon và chọn hiệu ứng hình ảnh động tham khảo, chẳng hạn như Fade. Trong thanh Animation, bấm chuột phải vào mục xuất hiện khi bạn thêm hiệu ứng. Chọn Effect Options và sau đó bấm vào tab Chart Animation. Theo mặc định, tùy chọn Group chart sẽ được thiết lập ở trạng thái Show As One Object để biểu đồ xuất hiện cùng một lúc. Để hiển thị từng cột một bạn chọn By Series, và mỗi dòng sẽ hiển thị từng lựa chọn một. Nếu bạn chọn By Category, biểu đồ sẽ hiển thị mỗi danh mục tại một thời điểm. Đánh dấu kiểm trước Start Animation by Drawing the Chart Background, bấm vào tab Timing và chọn Start option to After Previous để biểu đồ hình ảnh động tự động bắt đầu khi hết slide xuất hiện trên màn hình. Bạn có thể chọn tốc độ hình ảnh động trong danh sách Duration > OK và sau đó xem trước các hình ảnh động bằng cách bấm vào nút Play ở phía trên của cửa sổ Animation.
- Ẩn một đối tượng cho đến khi muốn kích hoạt
Nếu muốn giữ một hình ảnh ẩn vào slideshow, và chỉ cho lộ ra khi đã sẵn sàng, bạn có thể liên kết hình ảnh đến một hình dạng và thiết lập hình ảnh để nó xuất hiện khi bạn bấm vào hình dạng đó. Đầu tiên, thêm một hình ảnh cho slideshow và sau đó chèn hình dạng bạn sẽ bấm để lộ ra hình ảnh. Để làm điều này, chọn Insert > Shapes, chọn một hình dạng như oval và đưa hình dạng đó lên slide. Bấm chuột phải vào hình, chọn Edit Text và gõ một nội dung nào đó để gợi nhớ. Tiếp tục, bạn chọn hình ảnh và chọn Animations > Add Animation, chọn một hình ảnh động (như Zoom chẳng hạn), cửa sổ Animation sẽ hiển thị, nếu không bạn bấm vào Pane Animation trên thanh ribbon. Sau đó bấm chuột phải vào khung Animation, chọn Timing > Triggers > Start Effect và thiết lập các tùy chọn trong trình đơn thả xuống với tên của hình dạng mà bạn tạo ra. Bấm vào OK.
Để xem trước các hiệu ứng, chọn tab SlideShow trên thanh ribbon và bấm From Current Slide. Khi slide xuất hiện, hình ảnh sẽ là vô hình, chỉ khi nào bạn bấm vào shape (hình oval), hình ảnh sẽ xuất hiện.
- Một phong cách trình bày thống nhất cho toàn bộ slideshow với Slide Master
Bạn có thể đã khá quen thuộc với việc chọn phong cách trong Microsoft Word và Publisher để áp dụng định dạng cho toàn bộ các trang văn bản trong một tài liệu. Mặc dù PowerPoint không có hỗ trợ điều này, nhưng lệnh Slide Master cho phép thực hiện một công việc tương tự bằng cách dùng Slide Master để thay đổi định dạng văn bản trên mỗi trang trình bày. Để mở Slide Master, chọn View > Slide Master trên thanh ribbon. Một bảng điều khiển sẽ mở ra dọc theo phía bên trái của màn hình, Slide Master sẽ hiển thị ở đầu trang và các layout có sẵn dưới đó. Để thiết lập các văn bản theo cách bạn muốn, hãy chọn mục thích hợp để thay đổi trong Slide Master. Ví dụ, để thay đổi định dạng tiêu đề, chọn tiêu đề và điều chỉnh nó như mong muốn. Bạn có thể thay đổi bất kỳ hoặc tất cả các định dạng văn bản ở đây.
Khi đã hoàn tất, bạn hãy bấm vào tab Slide Master và chọn Close Master View để quay trở lại chỉnh sửa các bài trình bày. Tất cả các slide trong bài trình bày sẽ tự động phản ánh những thay đổi mà bạn đã thực hiện, và những định dạng Slide Master sẽ áp dụng cho tất cả các slide trong file trình chiếu.
- Xem trước nội dung trình bày với Reading View
PowerPoint 2010 trang bị tính năng Reading View cho phép bạn xem trước và kiểm tra nội dung trình bày bên trong cửa sổ PowerPoint. Để thử tính năng này, bạn chọn View > Reading View. Lúc này các chỉnh sửa sẽ biến mất và thay thế bằng các file trình diễn nội dung đầu tiên. Khi kết thúc, bạn có thể bấm phím mũi tên bên phải để thoát ra, hoặc trong quá trình xem, bấm Esc để trở về giao diện chỉnh sửa của PowerPoint.
- Thiết lập Autoplaying
Nếu muốn tự động hóa việc phát nội dung slide tại một triển lãm thương mại hoặc một gian hàng doanh nghiệp, bạn có thể thiết lập phong cách chơi tự động có trong PowerPoint.
Để thực hiện, bấm vào tab Slide Show trên thanh ribbon và chọn Set Up Slide Show. Trong số các tùy chọn, hãy chọn Show type > Browsed at a kiosk (full screen) và thiết lập Advance slides đến Using timings rồi bấm OK.
Tiếp theo, chuyển sang tab Transitions. Trong tùy chọn Advance slide, chọn After và thiết lập một thời gian phát nội dung. Bấm vào Apply to All để chuyển đổi này ảnh hưởng đến tất cả các slide trong bài trình bày của bạn. Bây giờ, khi đóng bài trình bày nó sẽ chạy tự động, hiển thị mỗi slide trong 5 giây và lặp lại khi hoàn tất. Nếu muốn tắt đi, bạn bấm phím Esc.
- Tái sử dụng slide từ file trình bày khác
Nếu thấy slide khác có cách thức làm việc hấp dẫn phù hợp với nhu cầu của mình bạn có thể sao chép chúng. Đầu tiên hãy bấm vào tab Home trên thanh ribbon và chọn New > Slide Reuse Slides. Bấm nút Browse > Browse File và chọn file PowerPoint có chứa các slide mà bạn muốn sử dụng lại. Nội dung trình bày sẽ hiện ra với một danh sách các trang trình bày trong bảng điều khiển trượt bên phải. Bạn có thể giữ chuột trên slide để xem trước với một hình ảnh lớn hơn.
Bấm vào slide để thêm nó vào nội dung trình bày mới, PowerPoint sẽ định dạng nó phù hợp với phong cách trình bày mới của bạn. Nếu muốn sử dụng các định dạng từ nội dung thay vào, bạn hãy đánh dấu chọn trước Reuse Slides.
- Tạo một album ảnh tức thời
PowerPoint là công cụ lý tưởng cho việc tạo ra các album ảnh cho một cửa hàng, hoặc giới thiệu cho một buổi ra mắt sản phẩm. Để tạo ra một album theo phong cách trình bày, bạn cần bắt đầu bằng cách cấu hình album ảnh, sau đó xây dựng phần còn lại của bài trình bày.
Bấm tab Insert trên thanh ribbon và chọn Photo Album. Khi hộp thoại mở ra, bấm nút File/Disk, chọn hình ảnh để sử dụng trong album ảnh và chọn Insert. Để xác định cách sắp xếp hình ảnh trên slide, bạn chọn một tùy chọn từ danh sách Picture layout, thiết lập mà bạn chọn sẽ được áp dụng cho tất cả các slide trong album.
Bạn có thể cấu hình thêm với các tùy chọn khác nữa, khi thực hiện xong, bấm Create và PowerPoint sẽ tạo ra một file trình bày mới với hình ảnh được chèn vào và sắp xếp. Bây giờ bạn có thể chỉnh sửa các slide cá nhân, di chuyển cũng như điều chỉnh kích thước hình ảnh trên các trang trình bày nếu cần.
- Chèn nhạc cho slide
PowerPoint 2010 ẩn thiết lập chèn âm thanh trong nội dung trình bày ở nơi mà bạn có lẽ không nghĩ đến. Để tìm được tính năng này, bạn bấm vào slide mà muốn thêm nhạc, chọn tab Insert trên thanh ribbon, bấm Audio và chọn bản nhạc để phát.
Tiếp theo, bạn chọn liên kết cho các bản nhạc trên slide, và bấm vào Audio Tools, chọn tab Playback. Trong danh sách các tùy chọn Start thả xuống, chọn Play across slide, bản nhạc sẽ được phát trong file trình bày cho đến khi nó kết thúc mới thôi.
- Phát mội dung trên web
Nếu đang tiến hành một cuộc họp từ xa, PowerPoint 2010 cho phép bạn phát một slideshow trên web. Sau khi hoàn tất tài liệu pptx, bạn chọn File > Save & Send, chọn Broadcast Slide Show. Khi hộp thoại Broadcast Slide Show xuất hiện, bấm chọn Start Broadcast và đăng nhập bằng tài khoản Windows Live ID, bạn sẽ nhận được một liên kết để trình bày, nơi có thể gửi qua email hoặc sao chép và dán vào cho người bên kia truy cập.
Khi bạn chắc chắn rằng mọi người đã tham gia bài họp trực tuyến, hãy bấm Start Slideshow để bắt đầu cho nội dung chạy. Tuy nhiên, nội dung hiển thị sẽ không bao gồm âm thanh trừ khi bạn sử dụng một dịch vụ hội nghị truyền âm thanh riêng biệt. Khi thực hiện xong, bấm nút End Broadcast để tự động ngắt kết nối của người tham gia và hoàn tất các bài trình bày.