Tạo template tương tác trong Word
Công nghệ - Ngày đăng : 20:34, 06/09/2012
1. Hiển thị các công cụ kiểm soát nội dung của Word
Các công cụ kiểm soát nội dung sẽ cho phép bạn thêm các yếu tố tương tác cho các tài liệu Word, nhưng chúng thường được giấu trong thẻ Developer trên thanh ribbon của Word, và theo mặc định thì thẻ Developer bị tắt. Để kích hoạt nó trong Word 2010, chọn File > Options > Customize Ribbon. Trong bảng điều khiển bên phải, bạn tìm và đánh dấu chọn vào ô Developer rồi bấm OK để xác nhận. Trong Word 2007, chọn File > Word Options và sau đó bấm vào thẻ Show Developer trong hộp kiểm Ribbon và bấm OK. Vậy là xong, lúc này, bạn sẽ thấy thẻ Developer xuất hiện trên thanh ribbon, tại thẻ này, bạn có thể xác định vị trí các nhóm Controls, và bấm vào chế độ thiết kế (Design Mode) để bắt đầu thiết lập các điều khiển của mình.
2. Sử dụng điều khiển Date Picker Content
Khi bạn đưa chuột qua các biểu tượng trong nhóm Controls, một cửa sổ sẽ xuất hiện và mô tả thông tin sơ lược về điều khiển mà bạn đang chọn. Điều khiển Date Picker sẽ giúp tạo ra một nơi mà bạn có thể sử dụng để chọn ngày tháng từ lịch biểu. Bấm vào biểu tượng Date Picker Content Control trong thẻ Developer để thêm một yếu tố mới vào tài liệu.
Tắt chế độ Design Mode, bạn sẽ thấy một hộp có tên là “Click here to enter a date” xuất hiện. Lịch biểu sẽ xuất hiện khi bạn bấm chuột vào mũi tên hướng xuống trên điều khiển Date Picker vừa chèn vào tài liệu. Hãy chọn ngày tháng từ lịch biểu,và ngày tháng đó sẽ tự động xuất hiện trong tài liệu. Bạn có thể cấu hình Date Picker để thuận tiện hơn trong việc sử dụng. Để xem các cài đặt này, bạn bật lại chế độ Design Mode. Bấm vào điều khiển Date Picker và sau đó bấm nút Properties trên thanh ribbon. Sử dụng hộp thoại Properties để định dạng cho điều khiển (ví dụ: viết ra đầy đủ ngày tháng bằng chữ thay vì viết bằng số).
Bạn cũng có thể sử dụng các Properties để khóa điều khiển nội dung để nó không thể bị xóa (trong mục Locking), hoặc bạn có thể thêm một tiêu đề để cho người dùng biết về mục đích của nó (ví dụ: chọn một ngày cho cuộc họp) trong mục Title. Cuối cùng, bạn có thể định dạng điều khiển Date Picker với một trong các style (phong cách) sẵn có của Word. Nếu sử dụng Word style và thay đổi thiết lập phong cách, định dạng văn bản của ngày tháng sẽ tự động thay đổi theo để phù hợp với phong cách mới thiết lập. Bấm OK để xác nhận.
3. Thêm một điều khiển quản lý việc nhập văn bản
Các điều khiển Plain Text Content sẽ giúp tạo ra một nơi riêng biệt để người xem có thể nhập văn bản vào tài liệu. Bạn có thể định dạng cho các văn bản trong điều khiển này bằng cách sử dụng một phong cách sẵn có của Word, nhờ đó văn bản người dùng nhập vào sẽ xuất hiện một cách nhất quán.
Để chèn điều khiển Plain Text vào tài liệu, bạn bấm chuột vào biểu tượng Aa trên thanh ribbon, bấm tiếp nút Properties trên thanh Ribbon để tiến hành khai báo các thiết lập cho điều khiển này. Bạn cũng có thể chọn cho phép hoặc không cho phép sửa hoặc xóa nội dung đã nhập bằng cách tùy chọn trong mục Locking, hoặc bạn cũng có thể thiết lập để nó tự động biến mất sau khi đã được chỉnh sửa nội dung. Trong chế độ cuối cùng (Remove content control when contents are edited), điều khiển Plain Text Content sẽ xuất hiện trong tài liệu cho đến khi một người nào đó gõ văn bản vào, ngay sau khi nhập xong văn bản, điều khiển Plain Text Content sẽ biến mất, nhưng các văn bản mà người dùng đã nhập sẽ vẫn tồn tại.
4. Chọn một mục từ một danh sách các lựa chọn
Với một số tài liệu, bạn sẽ yêu cầu người xem chọn một mục nào đó từ một danh sách tùy chọn. Trong trường hợp này, bạn chỉ cần sử dụng các điều khiển Drop-Down List Content hoặc Combo Box Content. Để chèn điều khiển Drop-Down List vào tài liệu, bạn bấm chuột vào biểu tượng của nó trên ribbon. Với điều khiển này, bạn không chỉ tạo tiêu đề và sử dụng một phong cách định dạng nội dung của nó mà còn có thể định dạng nó để không thể bị xóa. Để tạo ra danh sách các lựa chọn, bạn chọn điều khiển Drop-Down List từ tài liệu và sau đó chọn Properties từ thanh ribbon. Bây giờ, bấm nút Add trong hộp thoại Properties, và gõ một mục nhập cho danh sách. Lập lại bước này với mỗi mục nhập và bấm OK khi hoàn thành.
Khi bấm vào nút Design Mode để thoát khỏi chế độ thiết kế và trở lại tài liệu, bạn sẽ thấy dòng chữ “Choose an item” trong hộp thoại có màu xám. Bấm vào mũi tên trỏ xuống trong hộp thoại này, bạn sẽ thấy một danh sách với các mục chọn hiện ra. Bấm vào một trong các mục chọn này để nó xuất hiện trong tài liệu.
5. Sử dụng điều khiển Check Box để tạo Checklists
Điều khiển Check Box Content cho phép bạn thiết kế các mục chọn ở dạng các ô kiểm. Để thêm một điều khiển Check Box vào tài liệu, bạn bấm chuột vào biểu tượng của nó trên ribbon và sau đó chọn Properties. Check Box có thể chuyển đổi giữa hai trạng thái được chọn hoặc không được chọn, nếu được chọn, bạn sẽ thấy một dấu X bên trong
hộp kiểm. Để thay đổi các biểu tượng hiển thị cho hộp kiểm, mở Properties, bạn bấm nút Change, và chọn một font từ hộp thoại (tốt nhất nên sử dụng các font thuộc họ Wingdings).
6. Thêm Quick Parts vào tài liệu
Một số thuộc tính tài liệu, chẳng hạn như tên của tác giả, được lưu trữ trong tất cả các tài liệu Word, nhưng thường thì chúng không hiển thị trong tài liệu mà chỉ hiển thị khi bạn chọn tùy chọn Properies để xem thuộc tính tập tin trong Windows. Dưới đây là một cách để làm xuất hiện các thông tin này trong tài liệu Word. Khi bạn đang trong chế độ Design Mode, chọn thẻ Insert trên thanh ribbon, bấm vào nút Quick Parts và sau đó chọn Document Property. Cuối cùng, chọn một trong các tùy chọn vừa hiện ra, như Author chẳng hạn, để chèn thông tin tác giả vào tài liệu. Chọn thẻ Developer và chọn điều khiển chứa thông tin mà bạn vừa chèn vào, sau đó chọn Properties trên thanh ribbon đề thiết lập các phong cách và các thuộc tính khác cho điều khiển. Lưu ý, bạn có thể xem nguồn gốc của tên tác giả bằng cách vào File > Options rồi chọn mục General trong khung bên trái. Nếu thay đổi thông tin này, bạn cần phải khởi động lại Word để tên tác giả mới xuất hiện trong điều khiển.
7. Kết luận
Sử dụng điều khiển quản lý nội dung giúp hoàn thành tài liệu một cách nhanh chóng, đồng thời cũng cho phép bạn bố trí sẵn nội dung của một tài liệu mà không cần phải tốn công sắp xếp lại chúng sau mỗi lần soạn thảo. Sau khi đã tạo ra một mẫu văn bản ưng ý, bạn lưu nó bằng cách chọn File > Save As và chọn Word Template (có định dạng *.dotx). Hãy chắc chắn đã chọn thư mục Templates ở góc trên bên trái của hộp thoại Save As để lưu trữ mẫu tài liệu này vào thư mục Templates của Word. Đặt tên cho mẫu rồi bấm nút Save để xác nhận. Trong các lần soạn thảo tiếp theo, bạn có thể tạo ra một tài liệu mới dựa trên mẫu tài liệu đã tạo bằng cách chọn File > New > My Templates, sau đó bấm vào mẫu cần dùng để chọn mở nó.