Thủ thuật làm việc cộng tác trên các tài liệu Word

Theo mặc định, tính năng Track Changes bị vô hiệu hóa. Tuy nhiên, nếu muốn bạn vẫn có thể bật nó dễ dàng, thậm chí giúp bảo vệ nội dung của tài liệu không cho phép người khác thay đổi bằng cách thiết lập mật khẩu bảo vệ.

1. Áp dụng Track Changes cho một tài liệu

Để ghi lại các thay đổi trên một tài liệu Word, bạn chọn thẻ Review sau đó bấm vào nút Track Changes trên ribbon để bật tính năng này, lúc này, Word sẽ theo dõi và hiển thị tất cả các bổ sung hoặc xóa bỏ mà bạn đã thực hiện cho tài liệu. Tất nhiên, để thấy các kết quả này, bạn cũng cần bấm chuột phải vào thanh trạng thái của Word rồi chọn Track Changes từ trình đơn hiện ra. Lúc này, thanh trạng thái sẽ xuất hiện thêm một mục có tên là Track Changes, tại đây, bạn cũng có thể biết tính năng Track Changes đang được bật hay tắt. Bạn cũng có thể tắt hoặc bật Track Changes bằng cách bấm chuột vào mục này trong thanh trạng thái. Phương pháp mà Track Changes sử dụng để đánh dấu lên các sửa đổi sẽ phụ thuộc vào cấu hình của Word. Điển hình là một đường thẳng đứng sẽ xuất hiện bên trái của bất kỳ dòng văn bản có chứa một sự thay đổi. Văn bản chèn vào sẽ được tô màu và gạch dưới; văn bản bị xóa sẽ được định dạng với đường gạch ngang.

2. Xem và ẩn các thay đổi

Khi làm việc trên tài liệu, bạn có thể mất tập trung bởi các đánh dấu đầy màu sắc của Track Changes. Bạn có thể ẩn các đánh dấu bằng cách chọn tùy chọn Display for Review trên thẻ Review. Theo mặc định, tùy chọn Display for Review sẽ thiết lập Track Changes theo mục Final: Show Markup (hiển thị tất cả các thay đổi hiện có trong tài liệu). Để thay đổi hành vi này của Word, chọn thẻ Review, từ danh sách thả xuống trong mục Display for Review, chọn Final để thấy nội dung của các tài liệu có sự kết hợp với các thay đổi mới nhất. Thao tác này không áp dụng các thay đổi vào tài liệu mà nó chỉ cho thấy các tài liệu với các văn bản mới được thêm vào hay xóa bỏ. Để xem lại toàn bộ nội dung gốc của tài liệu trước khi tiến hành thay đổi, bạn chọn Original trong danh sách Display for Review. Sau cùng, chọn Final: Show Markup nếu muốn Word tiếp tục hiển thị các thay đổi hiện hành trong tài liệu.

3. Thiết lập các đánh dấu trong Track Changes

Để xem các thiết lập kiểm soát các định dạng thêm và xóa văn bản trong Word, bạn chọn thẻ Review sau đó chọn Track Changes > Change Tracking Options. Các thiết lập mặc định của Word giúp đảm bảo rằng mỗi người chỉnh sửa sẽ xuất hiện với một màu sắc khác nhau, giúp có thể dễ dàng phân biệt chúng. Bạn có thể làm thay đổi các thiết lập, nhưng tốt nhất nên để mặc định cho phù hợp với nhiều người dùng khác.

4. Hoàn thiện một tài liệu bằng cách rà soát các thay đổi

Trước khi hoàn thành và phân phối một tài liệu, bạn cũng nên xem lại các thay đổi đã được thực hiện với nó. Bấm vào thẻ Review trong ribbon, và sau đó bấm nút Next, Word sẽ đưa bạn đến phần đầu tiên của những thay đổi trong tài liệu. Sự thay đổi này sẽ được đánh dấu để dễ nhận biết. Sau đó, bạn có thể bấm vào một trong hai tùy chọn là Accept (chấp nhận) hoặc Reject (từ chối) sự thay đổi (các nút này xuất hiện bên trái của nút Previous và Next). Lúc này, Word sẽ tự động kết hợp các thay đổi, Undo hoặc từ chối các thay đổi cho tài liệu. Sau khi chọn xong tùy chọn cho phần thay đổi đầu, Word sẽ tự động đưa bạn đến phần thay đổi tiếp theo. Bạn có thể đi đến một sự thay đổi khác bằng cách bấm Next. Nếu muốn áp dụng tất cả những thay đổi trong tài liệu cùng một lúc, hãy tìm đến tùy chọn Accept sau đó chọn Accept All Changes in Document từ menu xổ xuống. Tương tự, nếu muốn loại bỏ tất cả các thay đổi, bạn tìm đến tùy chọn Reject và chọn Reject All Changes in Document từ menu xổ xuống.

5. Làm việc với Reviewing Pane

Ngoài ra để nhìn thấy những thay đổi được đánh dấu trong văn bản, bạn có thể kiểm tra chúng thông qua Reviewing Pane. Từ thẻ Review, chọn Reviewing Pane (bạn có thể chọn Reviewing Pane một lần để hiện thị nó, và bấm vào nó một lần nữa để đóng nó lại). Bạn có thể lựa chọn để Reviewing Pane hiển thị theo chiều dọc hoặc chiều ngang bằng cách chọn các tùy chọn Vertical pane hoặc Horizontal pane từ menu xổ xuống khi bấm vào nút Reviewing Pane trên thanh ribbon. Thậm chí nếu bạn không sử dụng Reviewing Pane, nó có thể xuất hiện theo thời gian, khi một sự thay đổi cụ thể mà bạn đang xem có thể không được hiển thị toàn bộ trên màn hình. Khi tiến hành rà soát nội dung trên Reviewing Pane, bạn sẽ thấy rằng mỗi thay đổi được dán nhãn với tên của người soạn thảo. Nếu tên của bạn ở đây không chính xác, hoặc nếu bạn muốn thay đổi một cái gì đó khác hơn những gì đang hiển thị, hãy bấm vào thẻ Review sau đó chọn Track Changes > Change User Name. Thao tác này sẽ mở ra hộp thoại Word Options, nơi bạn có thể thay đổi tên người dùng và tên tắt mà Word sử dụng để nhận dạng.

6. Lưu các tài liệu Track Changes một cách an toàn

Khi bạn lưu một tài liệu có chứa các đánh dấu của Track Changes thì các thay đổi theo dõi vẫn còn được lưu trữ trong đó. Điều này sẽ rất tiện lợi cho người nhận tiếp theo bởi họ có thể biết bạn đã làm gì trong tài liệu, nhưng nó có thể là một mối nguy hiểm bởi người dùng có thể thay đổi nội dung cũng như đọc được các số liệu mà bạn đã sửa đổi, vì vậy bạn nên thận trọng khi chia sẻ các tài liệu dạng này. Để tránh việc lưu và chia sẻ một tài liệu với những thay đổi Track Changes trong đó, bạn nên cấu hình để Word để cảnh báo trước khi bạn làm điều này. Theo mặc định, Word sẽ không cảnh báo khi bạn sao lưu các tập tin chứa Track Changes nhưng bạn có thể thay đổi bằng cách vào menu File > Options > Trust Center > Trust Center Settings > Privacy Options, đánh dấu chọn vào ô Warn before printing, saving or sending a fi le that contains tracked changes or comments, bấm OK để xác nhận. Từ nay, Word sẽ đưa ra cảnh báo mỗi khi bạn tiến hành lưu trữ các tài liệu có chứa Track Changes.

7. Chọn lọc các thay đổi cần xem

Khi nhiều người đã làm việc trên một tài liệu, thay đổi của mỗi người sẽ được đánh dấu độc lập và khác hẳn với những người khác, trong một màu sắc riêng biệt hoặc cách thức chèn và xóa. Khi đang xem xét một tài liệu, bạn có thể cô lập các thay đổi từ một hoặc nhiều người, để chỉ hiển thị những thay đổi cần xem xét. Bấm vào thẻ Review, chọn Show Markup > Reviewers và chọn những chỉnh sửa của các tác giả mà bạn muốn xem, và bỏ chọn tên các tác giả mà bạn muốn ẩn.

8. Không cho vô hiệu hóa Track Changes

Trong một số trường hợp, bạn có thể muốn Word tự động ghi lại các thay đổi và không muốn người khác có thể vô hiệu hóa Track Changes. Để thực hiện, bạn bấm chuột vào thẻ Review rồi chọn Restrict Editing, từ cửa sổ nhiệm vụ (Task pane), đánh dấu chọn vào ô Allow only this type of editing in the document. Trong danh sách thả xuống, bạn chọn Tracked changes, bấm nút Yes, Start Enforcing Protection, sau đó nhập mật khẩu bảo vệ thiết lập này để không ai có thể vô hiệu hóa nó. Bây giờ đồng nghiệp của bạn có thể xem, chỉnh sửa, và lưu các tài liệu, và bất kỳ sửa đổi nào họ đã thực hiện sẽ được lưu lại.