Đồng bộ dữ liệu trên máy tính lên đám mây miễn phí bằng Backup and Sync

Nếu là người dùng nhiều dịch vụ của Google, có lẽ bạn đã biết về công cụ upload của Google Drive và Google Photos. Backup and Sync về cơ bản là sự kết hợp của các công cụ này để bạn kiểm soát những thư mục đồng bộ hóa dữ liệu từ máy tính.

Google Drive là cốt lõi của Backup and Sync, cho phép bạn đồng bộ dữ liệu trên đám mây Google Drive với máy tính. Những tập tin này sau đó được gọi là tập tin cục bộ trên máy tính, vì vậy các công cụ quan trọng của bạn có thể luôn được cập nhật trên mọi máy tính mà bạn thường dùng.

Ngoại lệ duy nhất là các tập tin Google Documents vẫn chỉ ở trên mạng, vì Backup and Sync không tải chúng xuống để truy cập ngoại tuyến. Tuy nhiên, nó sẽ đặt biểu tượng trong thư mục Google Drive để bạn có thể bấm đúp vào chúng như các văn bản thông thường.

Backup and Sync còn có thêm công cụ tùy chọn sao lưu các thư mục cụ thể từ máy tính vào Google Drive. Chẳng hạn, bạn sử dụng Google Drive để lưu trữ hầu hết mọi thứ, và dùng các thiết bị khác để truy cập.

Tải và cài đặt Backup and Sync

Đầu tiên, bạn cần tải Backup and Sync bằng cách vào địa chỉ www.google.com/drive/download, rồi chọn thiết bị phù hợp (Mac hoặc PC). Nếu đã cài đặt Google Drive, công cụ này sẽ tự động thay thế và bạn không cần phải gỡ bỏ.

Nếu sử dụng Google Chrome, bạn chỉ cần bấm vào nút Download ở cuối trang. Khi hoàn tất, bạn chỉ việc khởi động lại máy tính.

Nếu trước đây bạn đã cài đặt ứng dụng Google Drive, thì Backup and Sync sẽ tự động đăng nhập vào tài khoản Google của bạn. Bằng không, bạn sẽ phải đăng nhập. Sau đó, một màn hình thiết lập nhanh sẽ cho bạn biết ý nghĩa của ứng dụng, bấm nút Got it để tiếp tục.

Chọn thư mục đồng bộ hóa với Google Drive

Backup and Sync được chia thành 2 phần chính: 1. Google Drive làm việc giống ứng dụng Drive gốc, nơi bạn có thể đồng bộ hóa nội dung lưu trữ trên Drive, nó sẽ xuất hiện trên máy tính của bạn. Bất cứ thứ gì bạn đưa vào thư mục đó thì chúng cũng sẽ đồng bộ với Drive. 2. My Computer là phương pháp mới để bạn đồng bộ tập tin máy tính và Drive mà không đặt chúng vào thư mục dành riêng trên Drive. Bạn chỉ cần chọn thư mục từ máy tính, chúng sẽ đồng bộ với không gian lưu trữ trên đám mây.

Bắt đầu với Google Drive. Đây là phần thứ hai trong danh sách nhưng đơn giản hơn nhiều và quen thuộc với những ai sử dụng Drive. Bạn có một vài lựa chọn trong menu này.

Chúng gồm: 1. Sync My Drive to this Computer để bật/tắt đồng bộ hóa Drive với máy tính; 2. Sync Everything in my Drive để đồng bộ hóa toàn bộ nội dung Drive với máy tính; 3. Sync Only These Folders cho phép bạn chỉ định thư mục để đồng bộ hóa từ Drive vào máy tính.

Chọn các thư mục trên máy tính để đồng bộ hóa

Tiếp theo là phần My Computer, nơi bạn có thể chọn các thư mục khác trên máy tính để đồng bộ. Có một vài lựa chọn tồn tại, gồm: Desktop, Documents và Pictures. Bạn chỉ cần đánh dấu kiểm bên cạnh các tùy chọn này để sao lưu với Drive.

Nếu muốn nâng cao, hay chọn thư mục không có trong danh sách, bạn bấm vào Choose Folder, rồi chọn thư mục muốn sao lưu trước khi bấm Select Folder.

Các tập tin được lưu trữ trong danh sách này sẽ không hiển thị trong Drive cùng với các tập tin khác. Để truy cập nó, bạn phải vào Google Drive trên web, rồi bấm vào My Computer ở menu bên trái. Tùy chọn này cũng có sẵn trong ứng dụng dành riêng cho thiết bị di động của Drive.

Nếu muốn tập tin hoặc thư mục xuất hiện trong kho sao lưu Backup, bạn cần phải đồng bộ hóa theo cách cũ: đặt chúng bên trong thư mục Google Drive trên máy tính.

Tối ưu trình upload ảnh lên Google Photos

Bên dưới các tùy chọn thư mục trong phần My Drive, bạn có thể chỉ định cách sao lưu hình ảnh, gồm: Original Quality (chiếm không gian Drive) hoặc High Quality (không chiếm không gian Drive). Loại thứ 2 sử dụng thuật toán nén thông minh để thay đổi kích thước hình ảnh mà không làm giảm chất lượng, tương tự như ứng dụng Google Photos trên thiết bị Android và iOS.

Bạn cũng có thể chỉ định cách kiểm soát tùy chọn xóa, gồm: Remove Items Everywhere, Don’t Remove Items Everywhere hoặc Ask Me Before Removing Items Everywhere.

Cuối cùng, bạn có thể đánh dấu kiểm trong phần Google Photos để tự động quét máy tính để có hình ảnh mới và tải chúng lên Google Photos. Ngoài ra, nó còn có tùy chọn nhỏ ở cuối với nhãn USB Devices & SD Cards, cho phép bạn tải tập tin lên từ máy ảnh kỹ thuật số hoặc ổ flash USB; chỉ cần cắm ổ đĩa hoặc thẻ nhớ và chỉ định những gì bạn muốn làm với nó.

Một số lưu ý về Backup and Sync

Trên đây là toàn bộ những thứ bạn có thể làm với Backup and Sync, tuy nhiên có một vài lưu ý bổ sung mà bạn cần nắm rõ:

- Bạn có thể đổi tên máy tính bằng cách bấm vào biểu tượng My Computer ở đầu trang My Computer và đặt tên cho nó.

- Bạn có thể dễ dàng nâng cấp bộ nhớ Drive hoặc ngắt kết nối tài khoản của mình từ tab Settings.

- Các quy tắc khởi động hệ thống, biểu tượng đồng bộ dữ liệu có thể được sửa đổi trên tab Settings.

- Hoạt động mạng của Backup and Sync có thể bị hạn chế trong phần Network Settings của tab Settings, gồm Proxy hay giới hạn download/upload.

- Công cụ Backup and Sync sẽ hoạt động trong khay hệ thống của máy tính, miễn là nó đang chạy. Để truy cập vào phần thiết lập của nó, bạn chỉ cần bấm vào biểu tượng trong khay, chọn trình đơn 3 chấm ở góc trên bên phải, rồi chọn Preferences.

QUỐC TRUNG