Mailstrom & Google Script - Hai công cụ giúp dọn dẹp hộp thư cho gọn gàng hơn

Mailstrom

Dịch vụ Mailstrom được cung cấp tại địa chỉ https://mailstrom.co/, mang đến cho bạn khả năng quản lý hộp mail tốt hơn, tiến hành xóa và lưu trữ hàng loạt các email chỉ trong vòng vài phút hoặc lâu hơn tùy thuộc vào lượng email có trong hộp mail của bạn, nhờ vậy hộp thư của bạn sẽ “sạch sẽ” hơn.

Mailstrom làm việc với Gmail, Yahoo Mail, Hotmail (Outlook.com) và gần như tất cả các dịch vụ email khác. Đối với một số người dùng, việc làm sạch hộp thư đến sẽ là rất khó chịu, nhưng Mailstrom sẽ giải quyết vấn đề này dễ dàng. Để bắt đầu, bạn phải ủy quyền dịch vụ cho phép truy cập vào tài khoản email của mình. Bạn cũng có thể nhận được tùy chọn kết nối với nhiều hơn một tài khoản. Ở lần làm việc đầu tiên, Mailstrom sẽ tiến hành phân tích các nội dung trong hộp thư của bạn. Hoạt động phân tích có thể mất một thời gian, và dịch vụ này sẽ gửi email cho bạn khi thực hiện xong.

Sau khi hoàn tất, bạn có thể bắt đầu quá trình làm sạch. Truy cập vào Mailstrom bạn sẽ thấy tất cả các email trong hộp thư đến được sắp xếp rất khác nhau, từ những gì mà bạn đang sử dụng. Mailstrom đã tổ chức các email của bạn theo danh sách người gửi, chủ đề, thời gian, từ các mạng xã hội, mua sắm (email liên quan đến mua hàng trực tuyến) và kích thước. Có nhiều tùy chọn sắp xếp các tin nhắn, và tùy thuộc vào cách mà bạn đánh giá mức độ quan trọng của email, có thể sử dụng một hoặc nhiều trong số các tùy chọn này để sắp xếp. Giả sử bạn sắp xếp chúng theo tên người gửi, hãy bấm vào một tên người bất kỳ được liệt kê, bạn sẽ thấy tất cả các email từ họ hiện đang có trong hộp thư của mình, chỉ cần chọn các email mà bạn muốn thực hiện việc lưu trữ hoặc xóa. Số huy hiệu nhỏ đặt trên tên mỗi người gửi cho thấy số lượng email từ họ.

Bên cạnh việc xóa bỏ và lưu trữ, email cũng có thể được di chuyển đến các thư mục hoặc nhãn khác. Một thanh tiến trình cho phép xem kết quả sắp xếp của bạn. Một lựa chọn phân loại mà bạn nên quan tâm là Lists, liệt kê tất cả các bản tin và danh sách gửi thư mà bạn đã đăng ký, cho phép bạn hủy đăng ký một cách dễ dàng. Đây là một trong những tác vụ mà bạn có thể đặt ở chế độ When you have time. Chức năng chủ yếu của Mailstrom là giúp bạn có thể tạo ra bộ lọc email một cách dễ dàng hơn, giúp đánh giá một email quan trọng hoặc không quan trọng. Nếu hộp thư có quá nhiều email, bạn khó có thể đặt tên cho tất cả mọi người đã từng gửi email cho mình. Một số email mà bạn nhận được có thể đã bị bỏ qua, một số có thể đã được đọc nhưng không bao giờ được lưu trữ, trong khi những email khác không quan trọng thì có thể vô tình được lưu trữ lại. Nhìn chung, đây là một dịch vụ đáng sử dụng nếu bạn muốn dọn dẹp đống email khổng lồ trong hộp thư của mình.

 Google Script

Trong khi Mailstrom là một công cụ tuyệt vời giúp bạn làm sạch hộp thư Gmail lộn xộn của mình, thì một thủ thuật nhỏ với Gmail trình bày dưới đây sẽ giúp bạn lên lịch tự động xóa một email sau một khoảng thời gian nào đó, giúp làm gọn gàng hộp thư. Để sử dụng Google Script, bạn bấm vào biểu tượng bánh răng nhỏ bên phải giao diện của Gmail và chọn Settings rồi tìm đến đến tab Filters và bấm vào liên kết Create a new fi lter. Tạo một bộ lọc mới ở phía dưới, thanh tìm kiếm sẽ mở rộng với các lĩnh vực cho các bộ lọc mà bạn có thể áp dụng. Bạn tiến hành tạo ra một bộ lọc cho các địa chỉ email (From, To), bạn cũng có thể tạo một bộ lọc tương tự cho đối tượng khác nếu muốn.

Tiếp theo, đi đến Google Script tại địa chỉ http://www. google.com/script/start/ và tạo ra một project mới. Dán đoạn mã trong địa chỉ http://tny.cz/22470a55 vào tập tin mới và lưu lại, xong chạy nó từ menu Run. Bây giờ, bạn cần phải thiết lập kích hoạt cho kịch bản này, tức là cách nó chạy thường xuyên như thế nào trong một ngày, bằng cách truy cập vào đường dẫn Resources > Current project’s triggers, thiết lập nó để chạy trên một cơ sở dựa trên mỗi phút, hàng giờ, hàng ngày...

Lúc này, bạn hãy chọn kịch bản cho nó chạy thường xuyên như thế nào trong một khoảng thời gian mà bạn lựa chọn. Bạn có thể chạy theo phút hoặc giờ để đảm bảo các thông điệp của bạn được gửi vào thùng rác sau đó. Khi hoạt động xóa chạy, bạn sẽ thấy tất cả các email với nhãn Delete me xuất hiện, thể hiện việc chúng sẽ bị chuyển vào thùng rác. Bạn có thể thay đổi độ dài của một email trong hộp thư đến trước khi kịch bản mà bạn tạo ra gửi nó vào thùng rác, bằng cách chỉnh sửa dòng lệnh dưới đây: var delayDays = 2 // Enter # of days before messages are moved to trash Dòng này xuất hiện trong đoạn mã mà bạn dán trong tập tin lưu lại trước đó. Hãy thay thế số 2 với một số cao hơn hoặc thậm chí với 0 để cho tất cả các email với các nhãn Delete me được gửi đến thùng rác ngay trong ngày hiện tại.